Acontecimientos que dejan huella en la memoria

Organisation d’événements institutionnels

Un acte institutionnel est un événement auquel assistent des représentants d’institutions publiques ou privées ou des célébrités du domaine de la culture, de la politique ou de la société, et ils peuvent avoir des objectifs très différents. Il s’agit d’un type d’événements qui nécessitent des compétences particulières dans le domaine de la communication, des relations publiques et du protocole, ainsi que dans le respect du timing et la minimisation des imprévus, en particulier lorsqu’il s’agit d’événements institutionnels accueillant des participants de plusieurs pays et / ou cultures. Empirance atteste de vastes connaissances dans l’organisation d’événements institutionnels, tels que des dîners de charité, des cérémonies de remise de prix, des événements annuels, etc., dans différents pays du monde, ce qui génère la confiance des clients de tous les types d’institutions.

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Notre expérience dans l’organisation d’événements institutionnels

Il existe types différents d'événements institutionnels en fonction de leur objectif et du profil de leurs organisateurs et des participants, en plus du budget et des besoins spécifiques. Ces facteurs indiqueront si l’organisation permet moins de formalité et plus de flexibilité ou si elle exige une solennité et une planification plus stricte. Chez Empirance, nous avons une vaste expérience dans l'organisation d'événements institutionnels. Nous vous aidons également à décider et à concevoir le type d'événement le mieux adapté à chaque organisation.

Dîners et autres événements caritatifs

Présentations et conférences

Remises de prix

Éphémérides et événements annuels

L'importance du protocole

Il n’existe pas d’événement institutionnel qui ne comporte pas de protocole strict, ce qui doit être vu dans la préséance des personnalités et des symboles, dans les présidences et dans l’emplacement des invités. La clé de l'organisation d'un événement consiste à diffuser une image ou un message spécifique, à générer une conversation entre les invités et dans les médias, qu'ils soient classiques ou sociaux. Chez Empirance, nous nous occupons du protocole, du traitement des assistants et de leur distribution afin que tout se déroule parfaitement.

Où organisons-nous des événements institutionnels ?

Les événements institutionnels offrent une occasion idéale de rencontrer des lieux incroyables qui auront un impact très positif sur la génération de confiance des institutions. Que le client propose le lieu de l'événement ou laisse entre nos mains le choix du lieu, une thématique plus minimaliste est nécessaire ou une transformation complète de l'espace est requise, chez Empirance, nous tirons pleinement parti des lieux les plus exclusifs. En plus, nous nous occupons de tous les services connexes (transport, accueil, musique, traiteur, hébergement, etc.). Nous sommes des experts pour faire de tout ce que vous pouvez imaginer une réalité.

  • Universités
  • Ambassades et consulats
  • Espaces gouvernementaux
  • Espaces historiques, culturels, sportifs, etc.

L’importance des détails

Les détails d'un événement institutionnel sont un facteur clé dans la perception des assistants et dans la réalisation de l'objectif. Ces détails incluent le lieu, les infrastructures, la décoration, l'accessibilité, la capacité et le traiteur, entre autres. Chez Empirance, nous prêtons une grande attention aux détails : besoins alimentaires spéciaux en matière de restauration collective, offre d'hébergement et de transport aux invités, services tels qu'adaptateurs de chargeurs de téléphones portables et d'ordinateurs, organisation d'un service de vestiaire, plan B pour tout ce qui ne peut pas aller comme prévu, etc.

Qu’est-ce qui différencie les événements institutionnels organisés par Empirance?

Professionnalisme

Les événements institutionnels, en tant qu'acte dans lequel une institution intervient, doivent être sérieux et responsables, mais cela n'exclut pas l’élément divertissant et intéressant. Pour cette raison, il est nécessaire de porter une attention adéquate aux invités, selon le décorum attendu dans un acte qui lie différentes institutions et leurs représentants.

Créativité

Le fardeau supplémentaire de gravité qu’implique un événement institutionnel ne signifie pas qu’il ne peut être régi par la créativité. Les événements institutionnels avec une touche différente et originale apportent une fraîcheur et un dynamisme qui les éloignent des événements ordinaires et parviennent à surprendre les invités en les faisant partie des expériences exclusives et uniques et durables dans leur mémoire, ce qui profite à la réputation de l'institution.

Qualité

Lors d’un événement institutionnel, l’engagement en faveur de la qualité - et parfois du luxe - est fondamental. Selon le type d'institutions impliquées et le public assistant, ilss seront plus ou moins habitués à profiter d'événements haut de gamme. Par cette raison, la qualité doit toujours prévaloir lors de la planification, de l'endroit où elle se tiendra, la nourriture, la décoration ou la technologie utilisée.

Rythme

Les événements institutionnels ne doivent pas nécessairement suivre un plan rigide, mais doivent avoir un rythme agile qui permette aux participants d’apprécier ce qu’ils voient et de ne pas tomber dans l’ennui à tout moment ou de passer l’ensemble de l’événement avec un œil sur l'horloge pour voir quand il se termine. Ceci est réalisé avec un bon programme, une bonne attention aux assistants et des participants aussi impliqués que possible.

Bonne planification

Lors de l'organisation d'un événement institutionnel, il est nécessaire que tout soit sous contrôle (respect du programme, actions planifiées, etc.) et en même temps, nous devons faire attention au millimètre pour chaque aspect, étant donné qu'il peut généralement être fréquenté par des personnalités de haut rang social, presse ou grand public habitués à la formalité et à une bonne organisation.

Connaissance des assistants

Il est extrêmement important que les organisateurs de l’événement sachent quelles personnalités assisteront à l’événement. Et pour cela, l'expérience et la connaissance du secteur sont indispensables. Chez Empirance, nous avons une équipe avec une expérience confirmée et une formation approfondie dans l’organisation d’événements institutionnels dans différents pays et avec des assistants de différentes cultures, ce qui nous permet de nous occuper d’eux de manière personnalisée et excellente.

Envisagez-vous d’organiser un événement institutionnel quelconque à Barcelone ou dans n’importe quel lieu en Espagne ?

Chez Empirance, nous concevons et réalisons des expériences mémorables sur mesure. Demandez-nous des informations sans engagement au +34 651696427 ou remplissez le formulaire suivant:

Nous vous assistons en espagnol, catalan, anglais, français et arabe.

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