Acontecimientos que dejan huella en la memoria

Organización de eventos institucionales

Un acto institucional es un acontecimiento al que asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades del ámbito de la cultura, la política o la sociedad, y pueden tener objetivos muy diversos. Se trata de un tipo de eventos que requieren especial destreza en el ámbito de la comunicación y las relaciones públicas y el protocolo, así como en el ajuste a un timing y la minimización de imprevistos, especialmente cuando se trata de eventos institucionales que acogen asistentes de varios países y/o culturas. Empirance acredita un amplio conocimiento en organización de eventos institucionales incluyendo cenas benéficas, entregas de premios, actos anuales, etc., en diferentes países del mundo, que genera confianza en clientes de instituciones de todo tipo.

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Nuestra experiencia en la organización de eventos institucionales

Existen diferentes tipos de eventos institucionales dependiendo de su objetivo y del perfil de sus organizadores y los asistentes, además del presupuesto y necesidades concretas. Estos factores determinarán si la organización permite más informalidad y flexibilidad o si requiere solemnidad y planificación más rígida. En Empirance tenemos una amplia experiencia en la organización eventos institucionales y además ayudamos a decidir y diseñar qué tipo de evento es el más adecuado para cada organización.

Cenas y otros actos benéficos

Presentaciones y conferencias

Entregas de premios

Efemérides y actos anuales

La importancia del protocolo

No hay evento de carácter institucional que no conlleve un estricto protocolo, que se tiene que dejar ver en las precedencias de las personalidades y los símbolos, en las presidencias y en la situación de los invitados. La clave de la organización de un evento es difundir una imagen o un mensaje determinado, generar una conversación entre los invitados y en los medios de comunicación, convencionales o sociales. En Empirance nos encargamos del protocolo, tanto del trato a los asistentes como en su distribución para que todo salga perfecto.

¿Dónde organizamos eventos institucionales?

Los eventos institucionales brindan una ocasión perfecta para conocer lugares increíbles que incidirán muy positivamente en la generación de confianza por parte de las instituciones. Ya sea el cliente el que proponga el lugar del evento, o deje en nuestras manos la elección de la localización, se requiera una temática más minimalista o se precise una transformación completa del espacio, en Empirance sacamos todo el partido de las localizaciones más exclusivas. Además, nos ocupamos de todos los servicios relacionados (transporte, bienvenida, música, catering, alojamiento, etc.) Somos expertos en hacer realidad todo lo que uno pueda imaginar.

  • Universidades
  • Embajadas y consulados
  • Espacios gubernamentales
  • Espacios históricos, culturales, deportivos, etc.

La importancia de los detalles

Los detalles de un evento institucional son un factor clave en la percepción de los asistentes y en la consecución del objetivo. Estos detalles incluyen el lugar, las infraestructuras, la decoración, la accesibilidad, la capacidad y el cátering, entre otros. En Empirance prestamos una gran atención a los detalles: necesidades alimenticias especiales en un cátering, oferta de alojamiento y transporte a los invitados, proveer servicios como adaptadores de cargadores de móviles y ordenadores, organizar un servicio de guardarropa, disponer de un plan B para todo lo que no pueda salir como se espera, etc.

Qué diferencia a los eventos institucionales organizados por Empirance?

Profesionalidad

Los eventos institucionales al tratarse de un acto donde interviene una institución, tienen que ser jornadas serias y responsables, pero eso no excluye el componente entretenido e interesante. Por este motivo es necesario tener una consideración con los invitados adecuada al decoro que se espera en un acto en el que se relacionan distintas instituciones y sus representantes.

Creatividad

La carga extra de seriedad que implica un evento institucional no significa que no pueda estar regido por la creatividad. Los eventos institucionales con un toque distinto y original aportan frescura y dinamismo que los alejan de los actos corrientes y consiguen sorprender a los invitados haciéndoles partícipes de experiencias exclusivas y únicas y perdurar en su memoria, algo que beneficia a la reputación de la institución.

Calidad

En un evento institucional la apuesta por la calidad -y en ocasiones el lujo- es fundamental. Dependiendo del tipo de instituciones implicadas y el público asistente, estarán más o menos acostumbrados a disfrutar de actos de alta gama. Por eso siempre debe primar la calidad a la hora de llevar a cabo la planificación, desde el lugar en el que se celebrará, la comida, la decoración o la tecnología utilizada.

Ritmo

Los eventos institucionales, no tienen por qué seguir un guión rígido pero deben contar con un ritmo ágil que haga que los asistentes disfruten de lo que están viendo y no caigan en el tedio en ningún momento o se pasen todo el evento con la mirada puesta en el reloj para ver cuando termina. Esto se logra con un buen programa, una buena atención a los asistentes y unos participantes lo más implicados posible.

Buena planificación

A la hora de organizar un evento institucional, es necesario que todo esté bajo control (cumplimiento del programa, acciones planificadas, etc.) y a la vez hay que prestar atención al milímetro a cada aspecto, ya que por lo general pueden asistir personalidades de alto rango social, prensa o público general que están habituados a la formalidad y a una buena organización.

Conocimiento de los asistentes

Es de vital importancia que los organizadores del evento tengan claro qué personalidades acudirán al evento. Y para ello la experiencia y el conocimiento del sector se hace indispensable. En Empirance contamos con un equipo con experiencia contrastada y amplia formación en la organización de actos institucionales en diferentes países y con asistentes de distintas culturas, que permiten atenderlos de forma personalizada y con excelencia.

¿Te estás planteando organizar un evento institucional de cualquier tipo en Barcelona o cualquier lugar de España?

En Empirance diseñamos y llevamos a la práctica experiencias memorables a medida. Pídenos información sin compromiso al +34 651696427 o rellena el siguiente formulario:

Te atendemos en castellano, catalán, inglés, francés y árabe.

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