Cena de gala: consejos para su organización y lugares exclusivos en Barcelona

Organizar una cena de gala a gran escala que aspire a dejar huella en la memoria de sus asistentes es una tarea desafiante, empezando por la elección del lugar, y siguiendo por la elección del eje temático (incluyendo la decoración, la amenización y el menú) y otros tres factores fundamentales de éxito.

1. Establecer un calendario

La mayoría de cenas de gala deben comenzar a planearse con un año de antelación. Hay muchas áreas a enfocar en un evento y cada una requiere una lista de actuaciones considerable. Lo más útil es contar con un documento que establezca una descripción general de las principales actuaciones que deben hacerse con fecha límite para cada una de ellas.

Hay que empezar el primer día de planificación, que debería ser por lo menos 12 meses antes de la fecha, y asegurarse de que todas las etapas se abordan mes a mes hasta el día de la cena de gala. A medida que se acerca la fecha, las actuaciones deben ser más al detalle, y abordarse semana a semana.

2. Elección del lugar para la cena de gala

Si se quiere huír de las alternativas clásicas como el hall de cualquier hotel con aforo suficiente para los asistentes, hay que echarle imaginación, tener acuerdos estratégicos con los mejores proveedores y dedicar horas a considerar opciones, hacer llamadas y enviar emails y visitar cada lugar.

En Empirance nos encanta investigar los lugares más inusuales y únicos para una cena de gala memorable. Entre los que más nos gustan y más han sorprendido a nuestros clientes, podemos citar algunos, que hemos agrupado en diferentes tipologías según el perfil de empresa anfitriona.

Lugares históricos

Los emplazamientos históricos a menudo se encuentran en entornos espectaculares, constituyendo un escenario inigualable para una cena de gala. Al tener una narrativa propia que gira entorno a la historia del lugar, facilitan el diseño de temáticas adecuadas a cada evento.

Hay múltiples lugares históricos en Barcelona que hacen las delicias de las empresas que quieren celebrar las cenas de gala más exclusivas, como la Casa Batlló, La Pedrera, la Llotja de Mar, el MNAC y mucho más. Sin embargo, algunas de las ideas de lugares históricos emblemáticos más innovadoras para una cena de gala son:

• Palau Requesens: en pleno barrio gótico de Barcelona, este palacio era el edificio residencial más grande que había en la ciudad en la época medieval, propiedad de una de las familias más importantes de la nobleza catalana, los Requesens. Sus espacios permiten la celebración de todo tipo de actos corporativos como cenas de gala, en las que predomine la luz y el color.
• Drassanes Reials: vestigio de la Barcelona marítima medieval, las atarazanas constituyen un conjunto de enormes naves y de elementos fortificados donde antiguamente se construían los barcos más grandes. Hoy en día alberga el Museo Marítimo de Barcelona, y permite llevar a cabo los más exquisitos eventos de empresa.
• Museu Picasso: muestra del gótico civil catalán, los primeros vestigios de los cinco palacios de la calle Montcada que ocupa este célebre museo datan del siglo XIII-XIV. Sus espacios son ideales para cenas de gala y otros eventos corporativos que aspiren a disfrutar de la obra de PIcasso en esa ocasión.

Entornos académicos y tecnológicos

Algunas de las universidades del país están ubicadas en los edificios más espléndidos. Los edificios no solo impresionan por fuera, sino que ofrecen el diseño más exquisito y la comodidad más adecuada para cualquier evento por glamuroso que sea. El mensaje de esfuerzo y excelencia que subyace en el fondo de estos lugares permite tejer temáticas de lo más inspirador para los asistentes a una cena de gala. Por otro lado, los entornos académicos también ofrecen una relación calidad-precio muy interesante en comparación a otro tipo de lugares.

Los recintos académicos, por otro lado, suelen estar convenientemente ubicados cerca de los enlaces de transporte y de alojamiento en el caso de que el evento incluya una estancia de una noche.

De Barcelona, algunos de los espacios dedicados a la educación y la investigación ideales para la celebración de cenas de gala son:

• Reial Acadèmia de les Ciències i les Arts de Barcelona: se trata de un edificio del siglo XVIII ideal para cenas de gala en las que la devoción por la ciencia y por la arquitectura se vean espléndidamente representadas. En sus espacios, Albert Einstein explicó los fundamentos de la relatividad, y se alberga el histórico reloj astronómico Billeter que, además de la hora, indica con gran precisión la posición la Tierra, la Luna y el Sol hasta 2029.
• Observatori Fabra: no es la primera vez que nos referimos a este espacio, ideal para eventos de empresa que quieran conjugar la magia de la astronomía con la temática de la ocasión en concreto. El edificio modernista fue inaugurado a principios del siglo XX por el Rey Alfonso XIII y actualmente es el cuarto observatorio astronómico más antiguo del mundo todavía en funcionamiento.
• Reial Acadèmia de Medicina de Barcelona: se trata de un edificio que es parada obligada en cualquier visita guiada del barrio del Raval de Barcelona, con un espectacular anfiteatro anatómico que se usaba para la formación de cirujanos al más puro estilo de la serie The Knick. Sus espacios permiten la celebración de todo tipo de eventos corporativos, incluyendo cenas de gala.

Equipamientos deportivos

Un recinto deportivo suele ser una gran opción para una cena de gala, no sólo por su fácil acceso y estacionamiento, sino también por su capacidad y por las temáticas asociadas al deporte, que pueden incluso dar pie a contar, si la organización del evento lo requiere, con la asistencia de algún deportista de élite que incluso pueda dar una charla o con tours especiales para conocer el recinto en profundidad. Caminar sobre los pasos de un deportista legendario en un lugar donde logró una hazaña histórica puede resultar especialmente inspirador.

Dos de los recintos deportivos más especiales de Barcelona para la celebración de eventos son:

• Camp Nou: el campo del Futbol Club Barcelona despierta pasiones en todo el mundo. Por eso es el entorno preferido de empresas que quieren que sus cenas de gala estén impregnadas de la filosofía de este mítico club. Es posible celebrar eventos tanto en sus espacios interiores como en el mismo campo, con todo tipo de posibilidades audiovisuales, haciendo que la experiencia perdure para siempre en la memoria de los asistentes.
• Circuito de Barcelona-Catalunya: este espacio tiene el valor añadido de ser un entorno único asociado las competiciones de élite de Fórmula 1 y MotoGP, y permite celebrar eventos con todo tipo de posibilidades que generará impacto en los asistentes. Desde sus espacios interiores de lujo con vistas privilegiadas hasta el extenso paddock, frente al trazado del circuito, son escenarios inigualables para una cena de gala memorable.

3. Elección de una temática para la cena de gala

No cualquier temática es adecuada para una cena de gala, dado el carácter más exigente de este tipo de evento, y en general es recomendable dejar que un lugar bien elegido hable por sí mismo. La temática de un evento corporativo no sólo afecta a su estructura, sino que es un medio eficaz para transmitir un mensaje inspirador a los asistentes y brindarles un recuerdo que perdure en el tiempo.

Algunas pautas que seguimos en Empirance Events para la elección de la temática de un evento como una cena de gala son:

Objetivo de la cena de gala, mensaje a transmitir

Una cena de gala suele hacerse para celebrar un año de éxitos, una fecha especial (Navidad, Fin de Año…), la jubilación de un fundador, para un fin benéfico, etc. Es imprescindible tener claro qué se espera lograr con el evento y los mensajes subyacentes que se quieren transmitir. Esto dará una idea de qué temática es más adecuada. A su vez, la temática debe poder incorporarse fácilmente en cualquier lugar elegido.

Perfil de los asistentes

No es lo mismo que el perfil mayoritario de asistentes a una cena de gala sean trabajadores de una empresa (con o sin sus familias), inversores, directivos, etc. Hay que considerar su perfil sociodemográfico (como su edad, su procedencia, etc.) para detectar lo que puede ser relevante para ellos y qué cosas les pueden hacer disfrutar. Si se dispone de información sobre eventos anteriores como encuestas o comentarios escritos de los asistentes, puede usarse para determinar qué funcionó y qué no.

El lugar de la cena de gala

El lugar del evento debe dar cobertura a su temática y viceversa. Quizá un estadio de fútbol no sea el más adecuado para una temática histórica o un palacete antiguo no tenga mucho que ver con una temática futbolística. Si bien es cierto que uno de los mayores éxitos de un evento puede consistir es sorprender a los invitados transformando un espacio conocido de forma inesperada, también lo es que la mayoría de lugares se prestan a un aspecto o sensación particular, y aprovecharlo suele ser lo más adecuado tanto para una impresión positiva como para maximizar un presupuesto.

Algunas de las temáticas más selectas para una cena de gala pueden girar entorno a la actuación de un músico famoso o de una compañía de danza acrobática, un deporte o un deportista concreto, un hecho histórico, una película, una festividad, una cultura diferente, etc.

4. Elegir un equipo dedicado

Por lo general, una gala requiere dedicación y destreza, especialmente si implica recaudación de fondos que involucre asuntos tan tediosos y complejos como la venta de entradas o el merchandising. Lo ideal es que haya una persona del equipo para cada área principal del evento, e incluso contar con grupos más pequeños, que consistan en personal o voluntarios de la empresa que supervisen las partes más importantes del evento, como ventas de entradas, patrocinios, programas, entretenimiento y decoraciones.

Sin embargo, las empresas generalmente no se pueden permitir mantener un equipo dedicado a tiempo completo a la organización del evento, o no cuentan con los conocimientos y la experiencia para hacerlo, por lo que suelen preferir que una empresa organice sus cenas de gala y así no incurrir en sobrecostes y errores, logrando alcanzar el éxito y la excelencia.

5. Planificar al minuto

Por supuesto, el grueso del trabajo duro se produce durante las etapas de planificación de la cena, pero la mayor parte del estrés ocurre la misma noche de la cena. Para asegurarnos de que el evento se desarrolle sin imprevisto, lo ideal es crear un horario para la noche. Esto procurará que tanto el personal encargado del cátering, del entretenimiento, los asistentes y hasta el último participante sepan en qué momento deben ocurrir las cosas. Más información significa más gente al tanto de cómo deben ser las cosas para ayudar a resolverlas si se presenta un problema.