Organizar una cena de gala a gran escala que aspire a dejar huella en la memoria de sus asistentes es una tarea desafiante, empezando por la elección del lugar, y siguiendo por la elección del eje temático (incluyendo la decoración, la amenización y el menú) y otros tres factores fundamentales de éxito.
La mayoría de cenas de gala deben comenzar a planearse con un año de antelación. Hay muchas áreas a enfocar en un evento y cada una requiere una lista de actuaciones considerable. Lo más útil es contar con un documento que establezca una descripción general de las principales actuaciones que deben hacerse con fecha límite para cada una de ellas.
Hay que empezar el primer día de planificación, que debería ser por lo menos 12 meses antes de la fecha, y asegurarse de que todas las etapas se abordan mes a mes hasta el día de la cena de gala. A medida que se acerca la fecha, las actuaciones deben ser más al detalle, y abordarse semana a semana.
Si se quiere huír de las alternativas clásicas como el hall de cualquier hotel con aforo suficiente para los asistentes, hay que echarle imaginación, tener acuerdos estratégicos con los mejores proveedores y dedicar horas a considerar opciones, hacer llamadas y enviar emails y visitar cada lugar.
En Empirance nos encanta investigar los lugares más inusuales y únicos para una cena de gala memorable. Entre los que más nos gustan y más han sorprendido a nuestros clientes, podemos citar algunos, que hemos agrupado en diferentes tipologías según el perfil de empresa anfitriona.
Los emplazamientos históricos a menudo se encuentran en entornos espectaculares, constituyendo un escenario inigualable para una cena de gala. Al tener una narrativa propia que gira entorno a la historia del lugar, facilitan el diseño de temáticas adecuadas a cada evento.
Hay múltiples lugares históricos en Barcelona que hacen las delicias de las empresas que quieren celebrar las cenas de gala más exclusivas, como la Casa Batlló, La Pedrera, la Llotja de Mar, el MNAC y mucho más. Sin embargo, algunas de las ideas de lugares históricos emblemáticos más innovadoras para una cena de gala son:
Algunas de las universidades del país están ubicadas en los edificios más espléndidos. Los edificios no solo impresionan por fuera, sino que ofrecen el diseño más exquisito y la comodidad más adecuada para cualquier evento por glamuroso que sea. El mensaje de esfuerzo y excelencia que subyace en el fondo de estos lugares permite tejer temáticas de lo más inspirador para los asistentes a una cena de gala. Por otro lado, los entornos académicos también ofrecen una relación calidad-precio muy interesante en comparación a otro tipo de lugares.
Los recintos académicos, por otro lado, suelen estar convenientemente ubicados cerca de los enlaces de transporte y de alojamiento en el caso de que el evento incluya una estancia de una noche.
De Barcelona, algunos de los espacios dedicados a la educación y la investigación ideales para la celebración de cenas de gala son:
Un recinto deportivo suele ser una gran opción para una cena de gala, no sólo por su fácil acceso y estacionamiento, sino también por su capacidad y por las temáticas asociadas al deporte, que pueden incluso dar pie a contar, si la organización del evento lo requiere, con la asistencia de algún deportista de élite que incluso pueda dar una charla o con tours especiales para conocer el recinto en profundidad. Caminar sobre los pasos de un deportista legendario en un lugar donde logró una hazaña histórica puede resultar especialmente inspirador.
Dos de los recintos deportivos más especiales de Barcelona para la celebración de eventos son:
No cualquier temática es adecuada para una cena de gala, dado el carácter más exigente de este tipo de evento, y en general es recomendable dejar que un lugar bien elegido hable por sí mismo. La temática de un evento corporativo no sólo afecta a su estructura, sino que es un medio eficaz para transmitir un mensaje inspirador a los asistentes y brindarles un recuerdo que perdure en el tiempo.
Algunas pautas que seguimos en Empirance Events para la elección de la temática de un evento como una cena de gala son:
Una cena de gala suele hacerse para celebrar un año de éxitos, una fecha especial (Navidad, Fin de Año…), la jubilación de un fundador, para un fin benéfico, etc. Es imprescindible tener claro qué se espera lograr con el evento y los mensajes subyacentes que se quieren transmitir. Esto dará una idea de qué temática es más adecuada. A su vez, la temática debe poder incorporarse fácilmente en cualquier lugar elegido.
No es lo mismo que el perfil mayoritario de asistentes a una cena de gala sean trabajadores de una empresa (con o sin sus familias), inversores, directivos, etc. Hay que considerar su perfil sociodemográfico (como su edad, su procedencia, etc.) para detectar lo que puede ser relevante para ellos y qué cosas les pueden hacer disfrutar. Si se dispone de información sobre eventos anteriores como encuestas o comentarios escritos de los asistentes, puede usarse para determinar qué funcionó y qué no.
El lugar del evento debe dar cobertura a su temática y viceversa. Quizá un estadio de fútbol no sea el más adecuado para una temática histórica o un palacete antiguo no tenga mucho que ver con una temática futbolística. Si bien es cierto que uno de los mayores éxitos de un evento puede consistir es sorprender a los invitados transformando un espacio conocido de forma inesperada, también lo es que la mayoría de lugares se prestan a un aspecto o sensación particular, y aprovecharlo suele ser lo más adecuado tanto para una impresión positiva como para maximizar un presupuesto.
En la elección de la temática juega un papel importante el juego que de la entrada del lugar del evento. Aunque los invitados pasan el tiempo mínimo en esta parte registrándose y entrando al lugar, la entrada es lo primero que genera una impresión sobre el tono del espacio. Debemos dedicarle un esmero especial, incluso si se trata de una simple cortina sugerente y una alfombra roja, o una gran instalación floral y una pasarela. La entrada debe empezar a sumergirnos en el mundo que hemos querido crear con el tema de la cena de gala.
Algunas de las temáticas más selectas para una cena de gala pueden girar entorno a la actuación de un músico famoso o de una compañía de danza acrobática, un deporte o un deportista concreto, un hecho histórico, una película, una festividad, una cultura diferente, etc.
Por lo general, una gala requiere dedicación y destreza, especialmente si implica recaudación de fondos que involucre asuntos tan tediosos y complejos como la venta de entradas o el merchandising. Lo ideal es que haya una persona del equipo para cada área principal del evento, e incluso contar con grupos más pequeños, que consistan en personal o voluntarios de la empresa que supervisen las partes más importantes del evento, como ventas de entradas, patrocinios, programas, entretenimiento y decoraciones.
Sin embargo, las empresas generalmente no se pueden permitir mantener un equipo dedicado a tiempo completo a la organización del evento, o no cuentan con los conocimientos y la experiencia para hacerlo, por lo que suelen preferir que una empresa organice sus cenas de gala y así no incurrir en sobrecostes y errores, logrando alcanzar el éxito y la excelencia.
Por supuesto, el grueso del trabajo duro se produce durante las etapas de planificación de la cena, pero la mayor parte del estrés ocurre la misma noche de la cena. Para asegurarnos de que el evento se desarrolle sin imprevisto, lo ideal es crear un horario para la noche. Esto procurará que tanto el personal encargado del cátering, del entretenimiento, los asistentes y hasta el último participante sepan en qué momento deben ocurrir las cosas. Más información significa más gente al tanto de cómo deben ser las cosas para ayudar a resolverlas si se presenta un problema.