Organización de una feria: claves a considerar para lograr su éxito

La organización de una feria u otros eventos a gran escala sea cual sea el sector (moda, alimentación, libros, tecnología, industria, automóviles, etc) que consiga sus objetivos comerciales requiere elevados conocimientos y experiencia en planificación estratégica, marketing y organización de eventos, así como unos contactos privilegiados y mucho tiempo de antelación.

Una feria está pensada para reeditarse, y para ello debe debe lograr que las empresas asistentes cumplan una serie de objetivos comerciales y vuelvan a participar en las siguientes ediciones. Hay una infinidad de factores a tener en cuenta para su éxito: desde la elección del lugar (incluyendo el espacio, la decoración, etc…) y la fecha hasta la identificación de una temática de fondo, búsqueda de patrocinios, logística, etc. En este post hablaremos de cómo funciona la organización de una feria y daremos algunas pistas para que salga según lo planeado.

3 fases clave para organizar una feria

Las ferias son la oportunidad perfecta en las empresas para captar clientes potenciales, conocer las características de la competencia, hacer nuevos contactos o negocios, crear alianzas estratégicas etc. Pero para que esto ocurra debemos seguir una serie de pautas que garanticen su éxito. En Empirance hemos recopilado algunas claves basadas en nuestra experiencia y especialización.

1. Antes de la feria

Elaboración de un plan de márketing

Es importante empezar a planificar una feria como mínimo con un año de antelación. Lo primero que hay que hacer es planificar el concepto, la planificación y la ejecución de la feria, poniendo el foco en algunos elementos principales:
Análisis de situación (en qué contexto se organiza la feria, cuáles son las oportunidades y amenazas, las debilidades y fortalezas, etc.)

• Conceptualización (descripción de la feria, asuntos clave a tener en cuenta, atracciones principales, etc.)
• Identificación del público potencial (perfil de empresa participante, productos y servicios emergentes en el mercado, etc.)
• Identificación de objetivos comerciales y de márketing (facturación esperada, qué aspectos pueden afectarla, acciones principales para lograrla, etc.)
• Elaboración de un calendario
• Establecimiento de estrategias y tácticas
• Establecer un presupuesto

Formación de un equipo

Organizar una feria comercial con los recursos propios de la organización es complicado, ya que requiere el manejo de muchas tareas diferentes que no tienen relación entre sí. Es por eso por lo que es importante formar un equipo que se encargue de hacerlo, generalmente una empresa especializada en eventos de alta gama, aunque hay quien contrata personas en plantilla específicamente para ello.

Contratar una empresa especializada disminuye los costes fijos y el riesgo financiero, mientras que incorporar personas en plantilla a este efecto tiene un coste económico más elevado y menor flexibilidad. Sin embargo, puede optarse por una solución intermedia: contratar un equipo reducido de personas estratégicas encargado de organizar la feria y los servicios de una empresa que de apoyo en tareas como la idea y el concepto (discusión con el anfitrión de los KPI y el ROI, inicio de conversaciones estratégicas con proveedores…) el diseño y el plan (adecuación al presupuesto, elección de servicios…), etc.

Algunos de los roles que suelen contratar los anfitriones de una feria comercial en plantilla son:

• Gerente de la feria
• Gerente de marketing
• Gerente de ventas

Una empresa organizadora de eventos tendría que trabajar en equipo con estas personas.

Identificación de oportunidades de patrocinio

Uno de los retos más importantes que afronta la organización de una feria, especialmente en sus primeras ediciones, es lograr difusión. Para ayudar a lograrlo es importante asegurar un socio o un patrocinador principal con experiencia en la industria a la que se dirige la feria o que tenga una reputación en la audiencia.

Recurrir a una empresa organizadora de eventos puede ser de gran ayuda en está tarea, ya que ejercerá como intermediaria en el establecimiento del intercambio de intereses. El patrocinador puede ofrecer al anfitrión de la feria compartir bases de datos en clientes, usar sus contactos para la difusión, etc., en el caso del patrocinador y garantizar al patrocinador una elevada exposición antes, durante y después del evento en el caso del anfitrión de la feria, a través de stand gratuito en la feria, su inclusión visible en toda la cartelería, en todas las comunicaciones con las empresas participantes, etc.

Elección del lugar ideal

La selección del lugar para desarrollar la feria es la principal tarea operativa tras el diseño del evento y es vital para que su éxito. Tiene que ser funcional, bien comunicado, accesible al máximo de públicos, con unas buena construcción y infraestructuras, un estilo y estética apropiados y sobre todo una capacidad adecuada.

Capacidad

La capacidad necesaria del lugar de la feria sólo la sabremos tras desarrollar el plan inicial detallado anteriormente, con el análisis del mercado, ya que ésto nos permitirá anticipar el tráfico de personas esperado, la cantidad de expositores a ofrecer, etc.

Ubicación

Además de estos requisitos, también debe evaluarse la ubicación. El lugar de una feria debe estar idealmente ubicado cerca de autopistas, hoteles, establecimientos de restauración, e incluso en una zona donde esté ubicada buena parte del mercado objetivo.

Servicios

Por último, debe considerarse si el lugar dispone de la estructura y logística necesarios (salas, buena cobertura internet, servicios de difusión propios, etc.)

En Barcelona encontramos muchas opciones de ubicación para organizar una feria, entre las cuales destacan el CCCB, el Auditorio del Fórum o la Fira de Barcelona que podemos adaptar para convertirlos en un lugar que adapte perfectamente a las necesidades y gustos de cada cliente.

Elección del cátering

Una feria también se forja una reputación y se mantiene en el recuerdo por los sabores de la comida. Si bien es cierto que está decisión puede estar determinada por el lugar elegido (pudiendo generar el pago de una tarifa adicional por contratar un servicio externo o incluso existiendo lugares que no permiten servicios de cátering externos, y eso hay que tenerlo en cuenta en la valoración de la idoneidad del lugar), debemos considerar que un buen cátering puede dar una imagen de la identidad del evento y de sus objetivos.

Los dos factores principales a tener en cuenta a la hora de elegir un cátering para una feria son:

• El tipo de comida: esto depende de nuestro público objetivo y del objetivo del evento, así como nuestra identidad. Lo ideal es que guste a la mayoría de asistentes, pudiendo para ello mezclar diferentes comidas.
• El tipo de porción: puede ser tipo buffet, sentados o en cocktail (bocados). Cada alternativa tiene pros y contras, aunque el buffet suele ser muy elegido en este tipo de eventos por la flexibilidad que aporta a los asistentes (permite conversar con personas diferentes, caminar, no ceñirse a lo que un camarero ofrece en cada momento, etc.)
• Si contamos con la ayuda de la creatividad de una empresa de eventos de alta gama también podemos lograr que tanto la porción como el tipo de comida transmitan un mensaje sobre el evento. Por ejemplo, demostraciones de maridajes de vinos en un evento que tenga lugar en una zona de vinos.

Para garantizar una experiencia inolvidable, también debe elegirse la mejor forma de entretenimiento, como explicamos en este post.

2. Feria

Ejecución del plan inicial

Una vez diseñado el evento y tomado todas las decisiones estratégicas, hay que empezar a ejecutarlo, es decir, a hacer que el plan cobre forma mediante la puesta en marcha de las estrategias y tácticas que contiene. La ejecución de una feria empieza mucho antes del día del evento, de hecho, su desarrollo constituye sólo una pequeñísima parte de ella.

Promoción y ventas

Esto incluye la promoción del evento (cartelería, redes sociales, email, publicidad en televisión y radio, publicidad online, servicio de prensa, etc.), la venta de entradas, la contratación de todos los servicios, supervisión, etc. Hay que tener en cuenta que generalmente las empresas se inscriben a última hora, por lo que crear incentivos a la rápida inscripción como precio anticipado, mejores lugares, etc., ayudará a escalonar las ventas.

Material in-situ

Para garantizar que los asistentes a la feria tengan una buena experiencia hay que crear materiales de márketing in situ, tanto digitales (vídeos, web, etc.) como cartelería, etc., que a su vez permiten promocionar a los patrocinadores.

Atención al asistente

Otra cuestión crucial es gestionar la bienvenida de los asistentes (acreditaciones, invitaciones) y asistencia personalizada, profesional y de confianza, Es importante estar pendientes al más mínimo detalle para anticiparse ante cualquier imprevisto que pueda surgir durante el evento.

Hay que tener presente en todo momento que una feria requiere hacerse cargo de múltiples tareas que incluirán imprevistos y su resolución. El pasaporte al éxito es mantenerse enfocado en el objetivo y no desmotivarse ante posibles problemas.

3. Después de la feria

Evaluación

Las ferias no terminan nunca. Y es bueno que sea así porque quiere decir que el negocio sigue vivo. La evaluación sirve para definir el impacto comercial del evento y el feedback positivo o negativo que ha tenido en los asistentes y en los medios. Hacer un balance sobre lo que ha funcionado y lo que no servirá para enfocar la siguiente edición y mejorar aspectos importantes. Al mismo tiempo es importante enviar mensajes de agradecimiento a las empresas que hayan asistido a la feria, así como a los patrocinadores, y hacer un seguimiento de su presencia en los medios de comunicación.

Recurrir a profesionales: éxito asegurado

En Empirance somos expertos en la organización de ferias ya que contamos con un equipo de profesionales que conocen a la perfección el sector y diseñarán una experiencia global que se adapte a las necesidades comerciales de cada ocasión, con los mejores contactos, con creatividad y excelencia.

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