Cómo organizar una cena de empresa

Cómo organizar una cena de empresa para que todo salga perfecto

08/10/2018

Cada vez falta menos tiempo para Navidad, y son muchas las empresas las que empiezan a organizar cenas con el objetivo de estrechar lazos entre sus empleados para que encaren el fin de año y el comienzo del siguiente en un ambiente distendido.

Las cenas corporativas requieren un enfoque diferente en comparación con otros tipos de eventos de comidas sociales. A menudo, se celebra una cena corporativa para celebrar un logro o para proporcionar un lugar para que los invitados se junten después de una reunión importante o un seminario de capacitación. Por esta razón, todo, desde el menú hasta la configuración de la mesa, debe planearse para que se ajuste a la misión de la empresa. Mientras se prepara para organizar una cena corporativa, pueden usarse estos consejos para asegurarse de que todo esté en su lugar para apoyar los objetivos de la empresa.

En Empirance nos encargamos de organizar cenas de empresa en Barcelona que se adapten a las necesidades y objetivos de cada empresa.

10 factores a tener en cuenta

Una cena de empresa que perdure en la memoria de los asistentes no sucede y punto. Organizarla y ejecutarla requiere planificación. Ya sea una cena más informal o de gala, tengamos un año por delante para organizarla o sólo unas semanas, el éxito de este tipo de eventos está en los detalles. En Empirance hemos recopilado algunas claves que nos guían al organizar cenas de empresa para que sean un éxito.

1. Comenzar a planificar con antelación

Una cena de empresa debe comenzarse a planificar lo antes posible, especialmente si cada aspecto del evento requiere la aprobación de varias personas. La selección de proveedores y el seguimiento de sus tareas requiere anticipación.

2. Elegir bien el día y la duración de la cena

Debemos seleccionar una fecha y una hora apropiadas que funcionarán según nuestro calendario de empresa. En general, la cena tiene una duración de 2 a 3 horas, por lo que es recomendable planificar su inicio y la hora de finalización en consecuencia. Un marco de tiempo bien organizado no solo evitará que los invitados coman con prisa o se aburran entre plato y plato, sino que también les permitirá disfrutar del evento al máximo.

3. Adecuar todos los aspectos a la temática

El lugar elegido, la decoración de la cena, el menú, la animación, etc. crean el ambiente o temática para el evento, dependiendo también de si es formal o informal. Por ejemplo, una cena informal probablemente requerirá aperitivos del tamaño de un bocado que los invitados puedan comer mientras conversan, mientras que una cena formal requerirá un mayor enfoque en los alimentos que se sirvan en la mesa y en su decoración.

Una cena tipo cóctel, de pie, tiene como ventaja que es más barata y favorece que los empleados se relacionen los unos con los otros, mientras que una cena sentados resulta más cómoda y permite alargar el evento.

4. Tener en cuenta el número de invitados

No es lo mismo una cena para 30 invitados que para 150 o más. Esto determina no sólo el lugar de celebración sino cómo será la organización del catering, el tipo de animación del evento, etc. Hay que tener en cuenta que los recuentos de invitados pueden cambiar, por lo que siempre es mejor hacer planes para un poco más de personas de las que se esperan.

Un factor a tener en cuenta es si los asistentes podrán llevar a sus parejas o no, para contarlos entre los invitados.

5. Abordar las necesidades especiales desde el principio

Una vez tenemos el recuento de invitados, es necesario averiguar si alguno de ellos requiere alguna consideración especial, como acceso con silla de ruedas, atención a una intolerancia alimentaria, etc. De esta manera, garantizaremos la comodidad de las personas asistentes. Pocas cosas generan peor imagen de una cena de empresa que no tener controlados este tipo de aspectos y, por el contrario, genera una sensación muy positiva en un invitado con necesidades especiales que se le atienda correctamente en todo momento.

6. Planear el menú de antemano

La comida es uno de los aspectos que determina cómo organizar una cena de empresa, y lo último que necesitamos es descubrir a última hora que no hay un plato que teníamos planeado o que el equipo de cátering no está preparado para un servicio determinado. El menú debe ser una prioridad al inicio de la planificación del evento para poder tener tiempo de hacer correcciones según sea necesario.

7. Organizar los asientos

Los arreglos de asientos en una cena corporativa deben seguir ciertas reglas de etiqueta. Por ejemplo, el invitado de honor debe estar sentado a la derecha del anfitrión, y el resto de comensales deben ir sentados en zonas que caigan dentro de rangos similares dentro de la empresa. La persona de contacto en la empresa debe saber si hay personas especiales que deberían sentarse en la misma mesa.

También hay que pensar en la forma de las mesas y su tamaño. Las redondas de hasta 10 invitados son ideales para la socialización.

8. Contar con entretenimiento

Ofrecer algún tipo de entretenimiento durante la cena puede mantener la atmósfera adecuada y dar a la gente una inyección de energía cuando se necesita. Actuaciones de danza, cantantes de ópera, artistas famosos, etc., pueden ser buenas opciones dependiendo de la audiencia.

9. Planear una cálida bienvenida

Cada invitado a la cena debe recibir una bienvenida correcta del equipo de eventos a medida que llega al lugar del evento. Esto puede requerir una cierta preparación, como una mesa con etiquetas con el nombre de cada uno a la entrada del comedor, o tratamiento especial para los VIP.

Es recomendable enviar tarjetas de invitación simples pero formales a todos los invitados, incluyendo la fecha, la hora y la dirección del lugar. Deben llegar al menos 1 o 2 semanas antes de la cena de empresa.

10. Ofrecer algo más

Aunque una cena de empresa es una buena idea para reforzar los lazos de los empleados con la empresa, cada vez se opta más por ofrecer a los asistentes algo más que comida y bebida. Puede aprovecharse la ocasión para organizar un encuentro y hacer balance, o llevar a cabo alguna actividad de teambuilding, como una gincana, un concurso de baile o de canto, un espectáculo de magia y mucho más.

La selección del lugar, lo más importante

El éxito de una cena de empresa es, básicamente, el lugar, la temática y el cátering, y ambos dependerán en gran medida del presupuesto estimado del que dispongamos. Si queremos que la cena genere un vínculo especial de los empleados con la empresa, debemos encontrar un lugar especial, que perdure en el recuerdo.

En Barcelona encontramos muchas opciones para celebrar una cena de empresa, entre las cuales destacan, por un lado, los restaurantes, que son la opción normalmente más económica, dónde la hora siempre está más limitada, así como la tematización, pero podemos disponer de más variedad para elegir en cuanto a menús; los hoteles, donde podemos alargar el tiempo y diseñar temáticas muy variadas, ya que se suelen adaptar a las necesidades de cada cliente, y probablemente podamos cerrar precio con copa y discoteca incluida, e incluso obtener beneficios como descuentos para pasar allí la noche; y las casas rurales, dónde también podremos disponer de más tiempo, podremos tematizar mucho más la cena, llevar a cabo actividades de team building e incluso pasar allí la noche.

Es recomendable que la persona de contacto de la empresa y cualquier otra que tenga que dar el visto bueno al sitio visiten el lugar con antelación, al menos antes de una semana del evento. Al hacer esto, será más fácil observar el lugar, incluido el entorno, las vistas, etc. y reservar las áreas preferidas para las personas más importantes.

A continuación hacemos una selección de algunos de nuestros preferidos:

Masias

  • Can Cortada. Una auténtica masía catalana con más de 900 años de historia que ofrece una cocina catalana de calidad especializada en las mejores carnes de la tierra.
  • Mirador de les Caves. En el corazón del Penedés, rodeado de naturaleza y viñedos, encontramos el Mirador de las Caves. Se trata de un espacio idóneo para celebrar encuentros y reuniones de empresa que cuenta con una gastronomía de productos de proximidad y cocina de brasa de alta calidad.

Hoteles

  • Hotel W. El Hotel W, también conocido como Hotel Vela, se encuentra en primera línea de playa junto al célebre paseo marítimo de la Barceloneta. Permite disfrutar de una deliciosa cena en el restaurante BRAVO24 del chef Carlos Abella o un cóctel en el Wave y W Lounge.
  • Hotel Alma. En pleno centro de Barcelona encontramos un oasis (y jardín) de calma y silencio. Se trata de un hotel catalogado con 5 estrellas Gran Lujo que permite desconectar de la rutina diaria, tener una reunión de negocios o una cena de empresa.

Restaurantes

  • El Xalet de Montjuïc. El restaurante consta de una gran terraza panorámica y un comedor giratorio desde donde se puede disfrutar de unas espectaculares vistas panorámicas de la ciudad de Barcelona y una cocina mediterránea con toques de autor que combina creatividad y calidad en todos sus platos.

Edificios históricos

  • MACBA, Convent dels Àngels. Actualmente el conjunto del Convent dels Àngels está incluido en el catálogo del Patrimonio Arquitectónico, Histórico y Artístico de la Ciudad de Barcelona. Este edificio histórico permite una fácil personalización de luces y colores para cenas de empresa.
  • Poble Espanyol. Es un conjunto arquitectónico situado en Montjuïc de Barcelona. Se trata de un atractivo turístico de la ciudad con arte contemporáneo, arquitectura, artesanía y gastronomía en un mismo entorno.

Museos

  • Fundació Joan Miró. En la montaña de Montjuïc, integrada en el paisaje pero con personalidad propia, se encuentra la Fundación Joan Miró, una gran obra de la arquitectura racionalista que acoge 14.000 piezas del artista catalán. Cuentan con una multitud de espacios que ofrecen total adaptabilidad para los diferentes eventos como cenas de empresa.
  • Fundació Antoni Tàpies. Es un museo y centro cultural situada en la ciudad de Barcelona. Está dedicado principalmente a la vida y la obra del pintor español Antoni Tàpies.

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