Tipos de eventos corporativos: conócelos para saber cuál conviene a cada objetivo

Los eventos corporativos permiten a una empresa desarrollar relaciones interpersonales difíciles de establecer dentro del pautado día a día de trabajo. Los trabajadores y directivos, clientes y colaboradores comparten experiencias significativas que incentivan el compañerismo y la fidelidad hacia la marca, provocando un impacto positivo en su imagen y su facturación a medio plazo. Ya sea una conferencia, un torneo de golf o ofrecer incentivos en viajes de empresa, como mejoras en la habitación del hotel o en el vuelo o descuentos para ir acompañado de la familia, existen todo tipo de eventos corporativos de los que las empresas sacan un gran partido.

6 eventos corporativos habituales

Existen diferentes tipos de eventos corporativos dependiendo de su objetivo y del perfil de sus organizadores y los asistentes, además de su presupuesto y su disponibilidad. En este post especificamos los 6 tipos de eventos corporativos más demandados y explicamos para qué sirven y el rango de precios aproximado que suelen implicar.

Seminarios y conferencias

Se trata de los eventos corporativos más comunes, y su objetivo principal suele ser hacer llegar un mensaje concreto a una audiencia concreta, que suelen mantener agrupada en los mismos espacios. Tanto los seminarios como las conferencias suelen contar con sesiones grupales, y en el caso de las conferencias, que acostumbran a durar más días, también incluyen clases magistrales.

Al ser el tipo de evento más común, también es el más difícil de diferenciar para darle un estilo propio. Por eso lo ideal es organizarlo a medida, sin importar el tamaño, el número de asistentes, la localización, etc., con un entorno y proveedores exclusivos, con atención al detalle, experiencias fuera de lo común y un enfoque a la excelencia (oferta culinaria, música, decoración, entretenimiento…).

Precio:

Cenas de empresa o negocios

Se trata de otro tipo de evento muy habitual en empresas. Sirve para mejorar la relación con los empleados, compartir experiencias, anécdotas e inquietudes ya sean relacionadas con el trabajo o del ámbito personal con el objetivo de mejorar el ambiente laboral, generando confianza entre ellos.

Aunque a simple vista pueden parecer eventos simples de organizar, pero para sacarles el máximo partido y que no se conviertan en un aburrido trámite en vez de una experiencia inolvidable. La elección de un espacio especial, una comida exquisita, un original obsequio o una actividad entretenida (por ejemplo, una actuación acrobática o una orquesta) para llevar a cabo son fundamentales para el éxito de este tipo de evento.

Precio:

Cenas de gala

Una cena de gala suele ser la opción elegida para celebrar los éxitos de la empresa, la jubilación de un fundador o de un ejecutivo, fechas especiales como aniversarios, Navidad, Fin de Año, etc. Suele ser más específica que una cena corporativa normal, y a diferencia de ésta, más informal, tiene un carácter más majestuoso, elegante y sofisticado. El tipo de evento se parece a una recepción con banquete como ocurre en una boda.

Precio:

Ferias

Las ferias son un tipo de evento que tiene por objetivo principal captar clientes potenciales, conocer las estrategias de la competencia, establecer nuevos contactos con proveedores, etc. Además, si una empresa decide ser la anfitriona o patrocinadora de una feria, también logrará reforzar su imagen como líder de su sector entre los participantes. Son los eventos más costosos de organizar, pero a la vez también son los que más beneficios aportan a las empresas que participan o que los organizan.

En un post anterior explicamos las claves del éxito en la organización de una feria. Contar con el apoyo de expertos en el sector, aunque se cuente ya con un departamento de publicidad y relaciones públicas, ayuda a las empresas a diferenciarse en su participación en una feria o en su papel como organizadoras si es el caso, con el diseño de experiencias a medida que hagan perdurar el evento en la memoria de los asistentes durante muchos años.

Precio:

Lanzamientos de producto

Los lanzamientos tienen como objetivo dar a conocer un producto o marca y que perdure en la mente de los asistentes, durante y después. Este tipo de eventos pueden ser reuniones internas informativas, pero en el caso de productos o marcas que se pretende que generen un impacto con su aparición, y cuente con cobertura en los medios y en la industria, suele hacerse algún tipo de celebración, especialmente en empresas B2C, o empresas dirigidas al consumidor final. Algunos ejemplos conocidos son los lanzamientos de productos de Apple o Tesla, o marcas de cosmética o de moda, que hacen grandes celebraciones con celebrities, cenas de gala y entretenimiento espectacular.

Contar con un event planner capacitado es una buena idea para diseñar un lanzamiento de producto que sea único independientemente del sector de la empresa y su presupuesto. Aunque ya se cuente con un departamento interno encargado de eventos, una empresa que de apoyo y que haya planificado eventos similares en marcas y productos de renombre diseñará ideas de evento originales y exclusivas con proveedores de primera calidad nacionales e internacionales y la mejor planificación, comunicación, ejecución y difusión.

Precio:

Team building

Los eventos de team building, o actividades edificadoras de equipos, son ideales para fomentar la comunicación entre empleados para reforzar la confianza, la moral y el compañerismo, invirtiendo tiempo juntos en un entorno no laboral. Esto repercute en una mejora del ambiente en equipo y la motivación de trabajadores, factor que repercute en la productividad y por lo tanto en la directamente en la facturación de la empresa.

Hoy en día existen muchas temáticas de team building, dependiendo de las preferencias de los equipos, el número de componentes, el lugar, el tiempo disponible (pueden durar un día o varios días), etc: para los amantes de los deportes, música, cultura, foodies, atrevidos o urbanitas, entre otros.

Precio:

Retiros y viajes de incentivo

Los retiros de negocios suelen tener como objetivo llevar a cabo una planificación empresarial con una agenda y un entorno diferente al habitual en la oficina, dando un peso igual a actividades agradables como parte del incentivo para desarrollar ese trabajo. Al incorporar más actividades y valor por persona participante que otros tipos de eventos, es uno de los que más presupuesto requieren por persona, pero a su vez también generan un mayor retorno de la inversión, ya que los recursos humanos de la empresa son los que más claramente se pueden correlacionar con sus resultados.

Los retiros ejecutivos y los viajes de incentivo suelen durar entre tres y cinco días, y la planificación requiere atender a la selección del espacio, alojamiento, transporte, restauración, reuniones de negocios, golf y otras actividades, como yoga, meditación, danza o mindfulness. Muchas empresas añaden incentivos como descuentos por llevar acompañantes, alargar la estancia más días, entradas a eventos importantes y mucho más.

Precio:

3 consejos básicos para organizar cualquier tipo de evento corporativo

Independientemente del tipo de evento corporativo, sea más informal o formal, requiere de una planificación minuciosa para poder organizarlo y ejecutarlos a la perfección. En Empirance hemos recopilado algunos consejos que ayudan a que los eventos corporativos sean un éxito.

1. Planificación ante todo

Para llevar a cabo cualquier tipo de evento corporativo con éxito debe llevarse a cabo una buena planificación. Y una buena planificación empieza por una buena idea. Quizá tengamos en mente una conferencia en el extranjero para transmitir un mensaje al sector y a nuestros empleados y con un poco más de presupuesto por persona podemos aprovechar para incentivarlos con actividades adicionales. O tal vez pensemos organizar una cena de empresa y podemos aprovechar para organizar una entrega de premios. El número de invitados y el tipo de actividad determinará mucho el presupuesto necesario.

Por otro lado, es muy importante contar con la suficiente antelación. No requiere la misma anticipación organizar una feria, que debe contar con por lo menos uno o incluso dos años de anterioridad, que una cena de gala o un viaje de incentivo, que debe empezar a ser diseñado un año o por lo menos seis meses antes.

Es muy importante seleccionar una fecha y hora apropiadas que se ajusten al calendario de la empresa, y también establecer una agenda adecuada para el evento que evite que los invitados vayan con prisa o se aburran, y disfruten del evento al máximo.

2. El espacio: lo más importante

Sin duda alguna el éxito de los eventos corporativos se encuentra en el espacio, la temática y el catering. Pero es el espacio el que determina en más de un 70% la percepción positiva de los asistentes. Si queremos que el evento genere un vínculo especial con los asistentes debemos encontrar un lugar imbatible, que perdure en el recuerdo para siempre. En Barcelona existen una multitud de opciones dónde celebrar un evento corporativo, desde restaurantes con encanto que pasan desapercibidos a las masas hasta edificios históricos a los que sólo se puede acceder mediante planners acreditados, o lugares alejados que combinan atractivos espectaculares, como bodegas de exquisitos vinos, parques naturales protegidos, clubes de polo, jardines majestuosos y mucho más.

3. Valor añadido

Para conseguir el éxito de un evento corporativo es recomendable ofrecer a los asistentes una experiencia más allá de escuchar una conferencia o cenar con otros trabajadores. Es está la parte en la que un event planner desplega toda su creatividad y su minuciosidad en los detalles, proponiendo temáticas que caractericen un evento con una oferta culinaria especial, un entretenimiento agradable (exposiciones, actuaciones de música y danza, etc.), obsequios inolvidables, colaboración de personas conocidas y otras ideas que generen impacto en los asistentes.

Los event planners: la mejor garantía de éxito

Los eventos corporativos son la una ocasión perfecta para conocer lugares increíbles y vivir experiencias únicas en la vida que motivarán a los trabajadores y colaboradores de una empresa. En Empirance somos expertos en organizar todo tipo de eventos corporativos, sea cual sea su dimensión o el objetivo de la empresa, diseñados totalmente a medida para que sean únicos, con las localizaciones más exclusivas y los mejores proveedores de servicios nacionales e internacionales. Nos ocupamos de todo aquello que nuestros clientes quieran, desde la idea y el concepto, el diseño y el plan o el desarrollo integral.

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