Aniversario empresa: organizar un evento que todo el mundo recordará

De la misma manera que celebramos nuestros aniversarios a nivel personal para felicitarnos por un ciclo exitoso de objetivos cumplidos o para proponernos uno mejor, con la ayuda de nuestros seres queridos, es una buena idea aplicarnos esas premisas en el ámbito corporativo y aprovechar cada año o cada periodo de años para celebrar un aniversario de empresa con significado, ya que también tienen una cierta visión y misión y objetivos a alcanzar con la ayuda de sus empleados, clientes y proveedores.

Un aniversario de empresa, por lo tanto, no sólo debe concretarse en un buen momento para festejar, sino también para afianzar las relaciones entre empleados, potenciar el networking, conocer a gente que no se haya tenido la oportunidad de conocer fuera del ámbito de trabajo, dejar atrás posibles roces o malos entendidos ocasionados durante el año y mejorar el clima laboral en general, entre otros objetivos, que de lograrse revertirán en un aumento de su reputación y sus ingresos.

En este post nos fijaremos en 10 aspectos clave a tener en cuenta para organizar un aniversario de empresa, ya que la elección del día, lugar, temática, menú, animación, fiesta, detalles requieren de una exhaustiva planificación que pueden en un verdadero que puede convertirse quebradero de cabeza, y por otra parte pondremos algunos ejemplos inspiradores de efemérides de este tipo en el mundo de los negocios.

10 aspectos a tener en cuenta para organizar el aniversario de una empresa

1. Determinar el objetivo y el tipo de evento

Aunque es evidente que un objetivo del aniversario de empresa es celebrar, es interesante correlacionarlo con un objetivo comercial, por ejemplo, la presentación de un producto o servicio nuevo, una estrategia de futuro, o un nuevo logotipo o la comunicación de una decisión importante.

Además, para lograr el objetivo es necesario perfilar el tipo de evento: desde un picnic multitudinario al aire libre, un viaje, un concurso, una serie de macroconciertos, etc.

Ejemplo: En la celebración de su 10º aniversario, Facebook aprovechó la ocasión para publicar un post de su CEO Mark Zuckerberg acerca de la comunidad que construyó, así como sus planes para los siguientes diez años de la red social. Además, premió a los usuarios con videos personalizados de Look Back, que incluían contenido como fotos, estados y eventos de su vida.

2. Determinar el presupuesto

Uno de los primeros pasos debe ser saber cuánto presupuesto vamos a destinar a este evento, dependiendo de si queremos que sea a lo grande o algo más íntimo. Un aniversario de empresa debe ser algo memorable, de manera que si no estamos dispuestos a destinar una inversión adecuada (sea un evento grande o pequeño) puede ser peor que no hacerlo. Hay que tener en cuenta que el dinero gastado compensará a la empresa a medio plazo, de manera que es una buena idea tener fondos suficientes reservados para el aniversario de cada año o de cada periodo. Si necesitamos asesoramiento sobre presupuesto dependiendo de nuestros objetivos e ideas, es recomendable acudir a una empresa organizadora de eventos como Empirance.

3. Selección de la fecha y hora

Aunque siempre da la sensación de que hay tiempo de sobra antes de que llegue el día, es importante determinarlo con un año de antelación empezar a diseñar y organizar cómo será el evento para evitar tener contratiempos.

El día más recomendado es entre semana (jueves o viernes) ya que al preceder al fin de semana permite a los empleados desconectar y no irrumpir en su tiempo de ocio. La disponibilidad de lugares para eventos también es mayor entre semana. También hay que pensar en el momento del día en el que queremos celebrar el aniversario de empresa, siendo el más habitual la noche, que ofrece la opción de poder alargar el evento luego tomando una copa.

4. Imagen corporativa dedicada

Un aniversario de empresa debe contar con una imagen corporativa en sí mismo, con un logo, inspirado en el logo de la empresa sin llegar a empañar su identidad, y materiales promocionales con toda una línea estética específica (una web, un rediseño del newsletter, un vídeo corporativo -por ejemplo, con la colaboración de los trabajadores- a estrenar el día del evento, etc.).

Es importante planificar con meses (preferiblemente un año) de antelación este aspecto, especialmente si tiene que contar con la aprobación de diferentes personas y/o departamentos de la empresa.

Ejemplo: en el 30º aniversario de Apple, la marca llevó a cabo un rediseño completo de la página de inicio de su web, con línea de tiempo interactiva, encuesta y video para celebrar el lanzamiento del primer ordenador de sobremesa. También Starbucks, en su 40º aniversario, rediseñó su logo y lanzó nuevos productos. Y para celebrar el 111º aniversario de los lapiceros Faber-Castell, la empresa lanzó una caja de edición limitada que contenía los 16 grados de dureza del Castell 9000, cinco grados de dureza de la versión Jumbo (lanzada en 2012), un afilalápices y una goma de borrar. El número 111 es un guió a la forma del lápiz, similar a los números 1.

5. Número y perfil de invitados

No es lo mismo invitar a 30 personas que a 100 o más ya que este factor determinará el lugar dónde se va a celebrar el evento, su temática y su organización. También es importante decidir si el aniversario será abierto a otras empresas y aprovechar para generar alianzas y estrechar lazos o si se centrará sólo en la empresa anfitriona. Dependiendo de los objetivos de la empresa uno u otro enfoque será el más adecuado.

Celebrar el aniversario de empresa centrándose en la propia corporación es una ocasión perfecta para hacer que los empleados, directivos, etc. sientan de forma especial que forman parte de ella y de la celebración, así como sus parejas y sus familias. Es recomendable contar con todos ellos porque a última hora siempre suele haber bajas. En el caso de celebraciones abiertas a más empresas el número de invitados lógicamente se multiplica.

Ejemplo: Guinness celebró su aniversario llevando a cabo un día entero de celebraciones en todo el mundo para conmemorar la ocasión, con conciertos de músicos conocidos como Calvin Harris, The Undertones y The Kooks, entre otros. El momento culminante del día fue la ovación mundial a Arthur Guinness a las 17:59 pm, momento en el que todo el mundo levantó una pinta de cerveza para rendir homenaje a uno de los irlandeses más famosos de todos los tiempos. El evento se convirtió en una celebración anual y se desarrolló entre 2009 y 2013.

6. Elección del lugar

Una vez tenemos claro el objetivo, en qué consistirá el evento y el número de personas al que invitaremos, llega el momento de la selección del lugar. Si queremos la que la ocasión perdure en el recuerdo de los asistentes es importante encontrar un lugar especial.

En Barcelona existen una multitud de opciones dónde para celebrar un aniversario de empresa, ya sea la clásica opción de un restaurante, los hoteles donde se puede alargar la celebración con discoteca y permite diseñar temáticas especiales, incluso pasar la noche y llevar a cabo alguna actividad al día siguiente, y las casas rurales donde también se dispone de la opción de hacer que la ocasión sea algo más perdurable, con cena, alojamiento, actividades de team building como paintball, cata de vinos, deportes en equipo, etc. En este post damos algunas ideas de lugares ideales para celebrar el aniversario de empresa y que todo salga perfecto.

Ejemplo: En 2017 la marca Calzedonia celebró su 25 aniversario en España en Jardín Botánico de Madrid con salas interiores que simulaban galerías de arte y al cual asistieron más de 300 invitados, entre los que encontraban celebridades como Paz Vega o Eugenia Silva. El evento se basó en el concepto ‘Legacy’: hacía referencia al camino recorrido por la marca y su filosofía, pero también aprovechaba el juego de palabras que ofrece el concepto ‘Leg’, es decir, las piernas, las verdaderas protagonistas de la marca.

7. Elección de la temática

Aunque la temática de fondo sea el aniversario de empresa, elegir un hilo conductor para un aniversario de empresa es imprescindible para hacer que perdure en la memoria.

Ejemplo: Delta Airlines en su aniversario llevó la clásica temática de Hollywood a un nivel superior, con la decoración de diferentes áreas de los estudios Paramount según la década de películas y programas de televisión célebres, como los años 50, con la filme Grease y la sitcom Laverne & Shirley, deportivos ‘muscle cars’ y hamburguesas, o los años 70, caracterizada por una estética de El Padrino, con gángsters y pizzas.

8. Elección del entretenimiento

Para hacer conectar a la audiencia con su objetivo, el entretenimiento debe ser adecuado. Pueden ser conciertos de celebridades, un juego colectivo, proyecciones y más. En este post dimos algunas ideas de entretenimiento para eventos corporativos como es el caso de un aniversario de empresa.

9. Importancia del catering

A veces nos centramos excesivamente en la elección del lugar, la animación, los detalles y dejamos de lado el menú. La comida es una de las partes más importantes para conseguir que la celebración sea un éxito y debemos poder realizar algunas correcciones con tiempo si es necesario. Es importante tener en cuenta la presencia de invitados vegetarianos o alérgicos, o con necesidades especiales.

Si la empresa es pequeña es recomendable sentarse todos en una misma mesa para dar calidez al evento, en cambio si la empresa es grande la opción más recomendada es una cena tipo cóctel de pie con mesas altas y aperitivos del tamaño de un bocado para que los invitados puedan comer mientras conversan los unos con los otros. Eso nos permitirá que las empleados se conozcan más entre ellos y no se formen grupos. También es cada vez más habitual, en eventos de gran envergadura, hacer ‘food stations’.

10. Disfrutar, disfrutar y disfrutar.

Un aniversario de empresa no debe hacerse con mentalidad de generar clientes o ganar dinero. Sólo las compañías más importantes del mundo celebran aniversarios que generan compras inmediatas: debemos centrarnos en ofrecer experiencias que conecten a la marca con sus empleados y éstos lo transmitan a su actividad. No está de más medir el efecto comercial de un aniversario, pero sin obsesionarse: si alcanzamos nuestros objetivos con nuestro evento, las cifras llegarán a medio plazo.

Siempre es un buen momento para celebrar

No siempre hay por qué celebrar un número redondo, a veces existen otros motivos para celebrar (puede ser el aniversario de un producto concreto de la marca, el tiempo que lleva dedicándose a una actividad, el cumpleaños de un fundador, etc), ya sean 5, 10, 20 o 30 años de trayectoria profesional. Sin duda alguna celebrar una efeméride es una oportunidad ideal para festejar su éxito y al mismo tiempo fortalecer las relaciones entre los empleados y los colaboradores. Al fin y al cabo, la longevidad de una organización y su éxito dependen de muchos factores y de muchas personas.

Ahora que hemos explicado los factores a considerar para organizar un aniversario de una empresa, nos ponemos a disposición para diseñar y poner en práctica ideas de celebraciones corporativas, de forma creativa, totalmente a medida y con la mejor agenda de proveedores.