EVENTOS DE CALIDAD, CON VALOR AÑADIDO Y SIN IMPREVISTOS

Organización de congresos y conferencias en Barcelona y España

Que un congreso o conferencia sea exitoso, sea del sector que sea, incide decisivamente en la reputación de la empresa o empresas que lo impulsan y en la consecución de sus objetivos. En Empirance llevamos a cabo la organización de congresos y conferencias en Barcelona y en todo el mundo, desde su conceptualización y planificación (incluyendo trámites de todo tipo) hasta su ejecución y evaluación, poniéndonos la creatividad y la excelencia como objetivo, sacando el mayor partido del tiempo y del presupuesto de cada cliente.

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Nos adaptamos a lo que necesites

En Empirance nos encanta satisfacer las necesidades de nuestros clientes, sean cuales sean, por eso prestamos servicios de organización de congresos o conferencias totalmente a medida sin importar el tamaño, el número de asistentes, su localización o sus requerimientos (organización completa o servicios concretos). Proponemos como telón de fondo temáticas (gastronomía, música, deporte, arte, etc.) y localizaciones (edificios con valor histórico, entornos naturales y mucho más) originales de acuerdo a las preferencias de la empresa para generar valor añadido a los congresos y exposiciones. Además, rentabilizamos el presupuesto al máximo logrando las condiciones más ventajosas de todos los servicios contratados.

Algunos tipos de congresos que organiza Empirance

Aunque un congreso es un tipo de evento muy concreto, a veces se habla de congresos en general para referirse a distintos tipos de conferencias y reuniones, periódicas o no, de miembros de empresas u otros tipos de organizaciones que se reúnen para debatir cuestiones fijadas de forma previa. En Empirance tenemos una amplia experiencia diseñando este tipo de eventos y ayudamos a decidir qué tipo es el más adecuado según objetivos, presupuesto, público, etc.

Jornadas

Conferencias

Simposios

Seminarios

La importancia de lo que realmente importa

Los estudios dicen que los asistentes de un congreso recuerdan especialmente el trato y los servicios recibidos, las intervenciones de los conferenciantes principales y los nuevos amigos que han hecho, incluso por encima de las instalaciones o de la comida, por ejemplo. Por eso ponemos el foco en la narrativa de cada congreso y exposición y la oferta de entretenimiento relacionado, con la elección de los proveedores más exclusivos, para favorecer las relaciones personales e incidir así en el recuerdo de la marca.

Descubre cómo trabajamos

¿Cómo organizamos congresos y conferencias en Empirance?

  • Conceptualización: Creación de un calendario y un plan de acción, reuniones con el cliente y patrocinadores para definir objetivos y preferencias, asesoramiento y logística, elaboración de presupuesto.
  • Elección del lugar: Presentación de propuestas de lugar de celebración, elección y negociación de contrato, elección de proveedores y otros servicios (personal, intérpretes, señalización, decoración, etc.)
  • Planificación: Creación de plataforma de inscripción online, alojamiento de los asistentes, traslados, trámites legales (incluyendo impuestos y visados), invitaciones a ponentes y gestiones relacionadas, organización de cáterings, etc.
  • Promoción: Creación de un plan de márketing, imagen específica para el congreso, material de promoción (tanto impreso como online -página web, etc.-), asesoramiento en estrategia en redes sociales, acciones de comunicación y relaciones públicas con una agencia especializada, etc.
  • Ejecución: Montaje del lugar de celebración, gestión de la bienvenida (acreditación, nuevos invitados, etc.), atención personalizada de participantes, supervisión del evento, etc.
  • Rendición de cuentas: Elaboración de un informe general del congreso y balance económico.

¿Qué valoramos para empezar a organizar un congreso?

La oferta de propuestas exclusivas, concebidas desde la creatividad y ejecutadas con la máxima excelencia para la organización de congresos requiere conocer bien las necesidades de nuestros clientes, en especial (aunque no nos limitamos a) las siguientes:

Objetivo del congreso

Es importante definir de forma realista y mesurable el objetivo del congreso, tanto para el cliente como para sus posibles patrocinadores, y analizar las necesidades e intereses de las partes teniendo en cuenta factores como antecedentes, perfil de los participantes, etc.

Presupuesto

La asignación económica al congreso es un factor fundamental en la organización. Hay que establecer prioridades, límites, etc. Del presupuesto depende el abanico de lugares de celebración, el tipo de cátering, el material y tipo de promoción, las acciones de comunicación, etc.

Identidad de la empresa

El congreso organizado debe ser un reflejo de la identidad de la empresa y los posibles patrocinadores, y a la vez disponer de una personalidad propia. Para organizar el evento elaboramos un plan de márketing que incluye propuestas de identidad para el evento (logo, líneas de color, etc.)

¿Te estás planteando organizar un congreso de cualquier tipo en Barcelona o cualquier lugar de España?

En Empirance diseñamos y llevamos a la práctica experiencias memorables a medida. Pídenos información sin compromiso al +34 635495890 o rellena el siguiente formulario:

Te atendemos en castellano, catalán, inglés, francés y árabe.

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Empirance events

Empirance somos una agencia event planner de Barcelona que organiza eventos de la gama conocida como luxury events para empresas tanto en Barcelona como en todo el mundo, desde la conceptualización y planificación hasta la ejecución y la evaluación.
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